Une GMAO vise en premier lieu à assister les services maintenance des entreprises dans leurs missions.

    Une GMAO peut également être un outil intéressant d'autres services de l'entreprise, comme la production ou l'exploitation (afin de fournir des informations sur l'état des équipements), ainsi que la direction financière ou générale de l'entreprise, en fournissant des indicateurs facilitant les prises de décisions en matière de renouvellement de parc, par exemple.

    Ainsi, les fonctions les plus courantes de ces progiciels de GMAO sont :

• Gestions des équipements: inventaires des équipements, localisations, bâtiments, réseaux, ordinateurs...
• Gestion de la maintenance : corrective (avec OT : ordre de travaux, ou BT : bon de travaux, ou ODM : ordre de maintenance), préventive (systématique, conditionnelle, prévisionnelle)...
• Gestion de l'étalonage des appareils de mesure.
  
• Gestions des stocks : magasins, quantités minimum, maximum, de réapprovisionnement, analyse ABC, pick lists, référencement et recherche, articles de rechange, catalogue fournisseurs...
• Gestions des achats : de pièces détachées ou de services (sous-traitance, forfait ou régie), cycle devis / demande d'achat / commande / réception & retour fournisseur, facturation...
• Gestion du personnel et planning : activités, métiers, planning de charge, prévisionnel, pointage des heures...
• Gestion des coûts et budget : de main d'œuvre, de stocks, d'achat, de location de matériel... préparation des budgets, suivi périodique, rapports d'écart...
• KPI ou Key Performance Indicators : cockpit de pilotage ou tableau de bord pour le manager (requêtes de base de données concernant des statistiques, des alertes, etc.)