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Réunion Debout, ou comment souder une équipe. |
 La réunion quotidienne “Debout” ou « Daily Stand-up Meeting ».
Ce type de réunion a trouvé son origine dans les équipes de développement de logiciels dans le cadre de programmes de « Développement agile de software ».
Lors de réunions formelles de projet ou de coordination, la plupart des « participants » ne contribuent que peu à l’objet de la réunion et assistent plutôt pour prendre connaissance des décisions.
Un temps précieux est perdu et relativement peu d’information pertinente est diffusée.
De même la convocation à des réunions d‘un grand nombre d’employés se révèle consommatrice en ressources et rend la gestion des agendas très critique.
L’objet principal d’une réunion de type « Stand-up » ou « Scrum » est de diffuser l’information et de prendre des décisions rapides sur des événements quotidiens.
Les réunions classiques restent dédiées à des projets à moyen terme et long terme ou à des questions critiques pour l’entreprise.
Cette réunion, tenue chaque jour, permet de communiquer sur les problèmes et les solutions ainsi que de consolider l’esprit de groupe (Team).
Chacun se tient debout en cercle dans une salle de réunion, ce qui évite de longues discussions.
Successivement chacun des participants prend la parole pour exposer sa situation, son soucis ou la solution qu’il veut mettre en place.
S’il n’a pas de message ou d’information à faire passer, il peut rapidement passer la parole au suivant.
Il est plus efficace de tenir fréquemment une courte réunion debout avec un maximum d’intervenants clés, que de tenir plusieurs longues réunions avec des participants moins nombreux.
Lorsque vous tenez cette réunion chaque jour, les autres réunions plus formelles se font plus rares et en tout cas ne font plus intervenir que des participants strictement nécessaires. Moins de monde, plus d’efficacité!
Le résultat de cette réunion formelle peut être rapidement communiqué lors du Stand-up suivant.
Un des apports de la réunion « Debout » est qu’il permet de combler la soif de savoir de certains types de personnalités sans perte de temps importante.
Concrètement, la réunion « Debout » a pour objet de faire un point rapide sur la situation de l’entreprise, de la production ou d’un projet d’entreprise.
Cette réunion est tenue quotidiennement au même endroit qui peut être une salle de réunion ou même le bureau de plusieurs employés.
Le pilote ou driver de la réunion peut être la progression d’un projet (informatique, construction, maintenance, ventes) ou l’évolution de la fabrication dans une unité de production.
Dans le cas d’une environnement de production, la présence de tous les intervenants (logistiques, planning, maintenance, sécurité, ventes, commercial, financier, production, engineering, qualité …) est l’élément déterminant qui permet des ajustement rapides et efficaces.
La présence aux réunion debout est une exigence, mais en cas d’empêchement fortuit, l’absence d’un employé ne change rien au fonctionnement.
La ponctualité est de rigueur.
L’employé qui ne participerait pas régulièrement à ces réunions se priverait volontairement d’une part importante de l’information pertinente, et ne pourrait en blâmer qui que ce soit, ce qui est souvent le cas dans le mode classique de réunion. (celui qui n’assiste pas se sent exclu du cercle des initiés).
Idéalement la durée de la réunion est volontairement réduite, par exemple 15 minutes.(time boxed meeting).
L’animateur (chef d’entreprise, de projet, de production …) veille à maintenir une durée courte et une focalisation sur le point avancé.
Un mode de fonctionnement particulièrement positif est celui de la réunion Debout articulée autour de l’indicateur de performance qui décrit le mieux la performance du groupe présent. (progression vers le chiffre d’affaire cible du mois, ventes, expéditions, état d’achèvement d’un projet …)
Toute dérive de l’indicateur peut-être rapidement commentée et les solutions mises en place pour récupérer cette dérive peuvent être communiquées au groupe ou suggérées par un de ses membres.
Lorsque des objectifs sont atteints, la réunion « Debout » constitue une excellente occasion de féliciter un intervenant pour sa contribution, et le groupe tout entier.
La réunion quotidienne « Debout », n’est donc certainement pas une « réunion de plus » destinée à faire perdre du temps à l’encadrement. Elle permet de remplacer beaucoup d’autre réunions et de gagner un temps beaucoup plus important que la durée des réunions mêmes.
Elle offre un moyen extraordinaire de susciter l’esprit de groupe, en rendant chacun conscient de l’existence des soucis qu’ont les autres membres du groupe.
ref: Stand-up meeting, ou comment souder une équipe
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