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Réunion Debout, ou comment souder une équipe.

image013.pngLa réunion quotidienne “Debout” ou « Daily Stand-up Meeting » (Huddle). 

Ce type de réunion a trouvé son origine dans les équipes de développement de logiciels dans le cadre de programmes de « Développement agile de software ». 

Lors de réunions formelles de projet ou de coordination, la plupart des « participants » ne contribuent que peu à l’objet de la réunion et assistent plutôt pour prendre connaissance des décisions. 
Un temps précieux est perdu et relativement peu d’information pertinente est diffusée.
De même la convocation à des réunions d‘un grand nombre d’employés se révèle consommatrice en ressources et rend la gestion des agendas très critique. 

L’objet principal d’une réunion de type « Stand-up » ou « Scrum » est de diffuser l’information et de prendre des décisions rapides sur des événements quotidiens.
Les réunions classiques restent dédiées à des projets à moyen terme et long terme ou à des questions critiques pour l’entreprise.
 
 
Cette réunion, tenue chaque jour, permet de communiquer sur les problèmes et les solutions ainsi que de consolider l’esprit de groupe (Team).
 
Chacun se tient debout en cercle dans une salle de réunion, ce qui évite de longues discussions.
 
Successivement chacun des participants prend la parole pour exposer sa situation, son soucis ou la solution qu’il veut mettre en place.  
S’il n’a pas de message ou d’information à faire passer, il peut rapidement passer la parole au suivant.

Il est plus efficace de tenir fréquemment une courte réunion debout avec un maximum d’intervenants clés, que de tenir plusieurs longues réunions avec des participants moins nombreux. 
 
Lorsque vous tenez cette réunion chaque jour, les autres réunions plus formelles se font plus rares et en tout cas ne font plus intervenir que des participants strictement nécessaires. Moins de monde, plus d’efficacité!
Le résultat de cette réunion formelle peut être rapidement communiqué lors du Stand-up suivant.   

Un des apports de la réunion « Debout » est qu’il permet de combler la soif de savoir de certains types de
personnalités sans perte de temps importante.  

Concrètement, la réunion Debout ou Huddle ou encore Stand-up Meeting, a pour objet de faire un point rapide sur la situation de l’entreprise, de la production
ou d’un projet d’entreprise.
Cette réunion est tenue quotidiennement au même endroit qui peut être une salle de réunion, l'atelier, ou même le bureau de plusieurs employés.

Le pilote ou driver de la réunion peut être la progression d’un projet (informatique, construction, maintenance, ventes) ou l’évolution de la fabrication dans une unité de production.

Dans le cas d’une entreprise, la présence de tous les intervenants (cadres)  (logistiques, planning, maintenance, sécurité, ventes, commercial, financier, production, engineering, qualité …) est l’élément déterminant qui permet des ajustement rapides et efficaces.
   

La présence aux réunions Debout est une exigence, mais en cas d’empêchement fortuit, l’absence d’un
 employé ne change rien au fonctionnement.

La ponctualité est de rigueur et l'animateur principal doit prévoir une doublure (backup) en cas d'indisponibilité..
  

L’employé qui ne participerait pas régulièrement à ces réunions se priverait volontairement d’une part
 importante de l’information pertinente, et ne pourrait en blâmer qui que ce soit, ce qui est souvent le cas dans le mode classique de réunion. (celui qui n’assiste pas se sent exclu du cercle des initiés).

Idéalement la durée de la réunion est volontairement réduite, par exemple 15 minutes.(time boxed meeting). Cette durée est assez facile à tenir même avec un quinzaine
de personnes. La personne qui n'a rien à signaler passe simplement la parole à son voisin.

L’animateur (chef d’entreprise, de projet, de production …) veille à maintenir une durée courte et une focalisation sur le point avancé.
 

Indicateurs de perfomance
Un mode de fonctionnement particulièrement positif est celui de la réunion Debout articulée autour de l’indicateur de performance (KPI)
qui décrit le mieux la performance du groupe présent. (progression vers le chiffre d’affaire cible du mois, ventes, expéditions,
état d’achèvement d’un projet …)

Toute dérive de l’indicateur peut-être rapidement commentée et les solutions mises en place pour récupérer cette dérive peuvent être communiquées au groupe ou suggérées par un de ses membres.
 

  Lorsque des objectifs sont atteints, la réunion « Debout » constitue une excellente occasion
de féliciter un intervenant pour sa contribution, et le groupe tout entier.                                           SUM HUDDLE DEBOUT FAB SERVICES
 
 Dans les ateliers de fabrication de produits ou de fourniture de services, cette réunion est l'occasion pour le personnel de répercuter à l'animateur des problèmes bloquants qu'il rencontre ou qu'il a rencontré la veille et qui nécessitent une intervention rapide. On pourra utiliser un tableau blanc structuré du type ci-contre pour lister les problèmes, avec la date d'occurrence, le responsable de l'action et la date de la solution appliquée.
Il sera dès lors possible d'également mesurer la vitesse de réaction aux problèmes soumis et son évolution.
L'animateur veillera à ne pas devenir le destinataire de toutes les actions en suscitant la proposition de solutions.
(Venez vous avec une solution ou faites vous partie du problème?)
L'animateur  s'assurera également que le personnel présent n'attend pas la réunion suivante pour élaborer des solutions aux problèmes rencontrés.
 
Ce type de réunion est aussi idéal pour la transmission complète d'informations critiques entre équipes successives.
Par exemple en milieu hospitalier, clinique, maisons de repos, au changement de shifts, ou en milieu de
production continue.
Cette réunion a alors l'effet d'un "handshaking", le personnel sortant ne quittant les lieux qu'une fois que
le personnel entrant est complètement informé des aléas ou changements intervenus avant son arrivée.
Cette transmission d'information permet d'obtenir une performance égale  entre les équipes.

La réunion quotidienne « Debout », n’est donc certainement pas une « réunion de plus » destinée à faire perdre
du temps à l’encadrement et au personnel.  
Bien au contraire, sa tenue régulière permet de remplacer beaucoup d’autres réunions et de gagner un temps
beaucoup plus important que la durée cumulée des réunions Debout elles-mêmes. 

Elle offre un moyen extraordinaire de susciter l’esprit de groupe, en rendant chacun conscient de l’existence des soucis qu’ont les autres membres du groupe.
 
STAND-UP-SUM DEBOUT
ref: Stand-up meeting, huddle, stand-up meeting ou comment souder une équipe

Note: En sport, un huddle est l'action d'une équipe de se regrouper ensemble, en cercle, afin de partager sa stratégie, de se motiver, ou de célébrer. (rugby p.ex.)

 

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